Добрый день!
Анна, в вашем случае рекомендуем поэтапно разбираться в проблеме:
1. Первое что рекомендуется в таких случаях - нужно немедленно поставить в известность руководство (в Вашем случае это, наверное, Генеральный директор) об обнаруженном нарушении в периоде, предшествуюшем Вашему назначению на должность Главного бухгалтера. Лучше это сделать в письменном виде с ссылкой на законодательную базу и конкретные штрафные санкции.
2. Далее необъодимо понять, кто в Вашей организации инициирует оплату иностранным поставщикам?
Желательно в письменном виде запросить у ответственного лица объяснение, почему в данной ситуации этого не сделали.
На многих предрприятиях есть практика применения Служебной записки. Обсудите с руководством возможность ее применения. С текстом можем помочь.
Все просто - если человек приносит просроченный документ, он пишет записку на имя, например, Генерального директора, о том, что просит принять документ для прохождения валютного контроля в Банке, а также указывает причину позднего предоставления документа.
Для того, чтобы внедрить такой механизм действия, было бы хорошо, чтобы на предприятии был утвержднен Регламент предоставления документов по валютному контролю. Иначе получится, что человек вроде и не нарушал ничего.
Если же практика так сложилась, что за все отвечают сотрудники финансовогво подразделения, такой подход, конечно, не приживется.
В соответствии с частью 6 статьи 15.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушения единых правил оформление паспортов сделок, (в т. числе за несвоевременное переоформление паспорта сделки) влекут наложение административного штрафа:
• на должностных лиц в размере от 4 000,00 до 5 000,00 рублей;
• на юридических лиц - от 40 000,00 до 50 000,00рублей
При этом необходимо понимать, что в данном случае речь идет о периоде, за который отвечал предыдущий сотрудник, даже являясь Главным бухгалтером, Вы не можете отвечать за все, что происходило на предприятии с момента его основания. В то же время, рекомендуем быть готовыми предоставить доказательную базу своей невиновности в данном прецеденте, как это можно сделать мы постарались кратко изложить.
Чтобы в конечном счете произвести оплату поставщику, Вам необходимо будет переоформить паспорт сделки, без нарушений сделать это уже не получится. Посмотрите договор, если там есть пункт о том, что "договор действует до исполнения сторонами своих обязательств", переоформляйте на основании этого пункта согласно Инструкции от 4 июня 2012 г. N 138-И.
8.8. В случае если в контракте (кредитном договоре) содержатся условия о возможности его продления (пролонгации) без подписания дополнений и изменений к контракту (кредитному договору), резидент для переоформления ПС в связи с необходимостью указания иной даты завершения исполнения обязательств по контракту (кредитному договору) не позднее 15 рабочих дней после даты, указанной в графе 6 раздела 3 оформленного ПС, представляет в банк ПС только заявление о переоформлении ПС с указанием в нем новой даты завершения исполнения обязательств по контракту (кредитному договору).
Если нет, то можно подписать Дополнительное соглашение с поставщиком о продлении договора. Есть еще один вариант - пишете письмо в Банк с просьбой переоформить паспорт сделки на основании статьи 425 ГК РФ Статья 425. Действие договора, которая гласит:
"1. Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения.
2. Стороны вправе установить, что условия заключенного ими договора применяются к их отношениям, возникшим до заключения договора.
3. Законом или договором может быть предусмотрено, что окончание срока действия договора влечет прекращение обязательств сторон по договору.
Договор, в котором отсутствует такое условие, признается действующим до определенного в нем момента окончания исполнения сторонами обязательства.
4. Окончание срока действия договора не освобождает стороны от ответственности за его нарушение."
Некоторые банки не принимают последний вариант, так как в Инструкции 138-И нет соответсвующего пункта, но это спорный момент, мы не будем на нем останавливаться.
Для того, чтобы понять, в каком состоянии находятся оформленные паспорта сделок, есть ли еще какие-либо нарушения в прошедшем периоде, Вы можете провести "аудит дел по валютному контролю" - запросите в Банке ведомости банковского контроля (ВБК) по всем действующим паспортам сделок. На основании полученных ВБК составьте реестр паспортов сделок с указанием сроков исполнения обязательств по договорам (используя формулы в Excel).
Если возникнуь вопросы, обращайтесь.
С уважением,
Юлия
P.S. Пожалуйста, создавайте новую тему когда задаете вопрос, будет больше шансов, что он не останется без ответа